FLEM – Enquête terrain et données recueillies

Envoyé par le 23 Nov 2020

This entry is part 5 of 6 in the series FLEM

Auteurs: BEN AYED Marwen, DHOUIB Elias, JAFFRY François-Louis

La recherche sur le terrain nous a permis de recueillir une mine d’information sur les besoins des entreprises, notamment au niveau des difficultés logistiques qu’elles ont pu rencontrer durant la crise sanitaire. Notre objectif est de mesurer leur rapport de ces difficultés avec le télétravail.

Cela nous a aussi permis de mieux cibler les entreprises qui pourraient y faire appel.

Notre méthode à d’abord consisté à nous tourner vers des secteurs utilisant fréquemment des outils informatiques visio-conférence (Zoom, Webex, Skype…).

Nous sommes entrés en contact avec des managers, des employés ainsi qu’un étudiant à l’université confrontés par ce problème. Nous avons ainsi réalisé au total 9 interviews.

Au final, cette étude donne lieu à une meilleure compréhension du besoin et surtout de quels métiers pourraient être avantagés par notre solution, à savoir:

  • Un profil de métier (tel qu’un manager) ayant à sa charge plusieurs équipes. Sa vision du placement de chaque personne se fait au jour le jour. Lors des interviews, il fallait faire très rapidement la distinction entre une entreprise possédant les locaux ou non. De ce fait, les réponses étaient différentes car l’un voulait diminuer la taille des locaux pour des raisons économiques tandis que l’autre pour des raisons de réaménagement de l’espace. Nous avons pu noter qu’avoir des bureaux non attribués peut permettre à certains managers de transformer un bureau en salle de réunion. Le retour de ces personnes montrent que la gestion est faite et structurée mais reste relativement contraignante surtout dans des cas de changement de dernière minute.
  • Un profil de métier d’un salarié étant sur plusieurs projets différents. Sa vision reste relativement ouverte, à part le fait que certain salariés ne veulent pas forcément partager le même clavier et la même souris (car ils jugent ça personnel). De manière générale, il n’y a pas de conflits pour partager un bureau avec plusieurs personnes ou même d’être dans des pièces différentes. Au contraire, le fait de se retrouver avec la même équipe dans la même pièce permet de pouvoir avancer plus rapidement sur les différents points d’un projet.
  • Un profil d’étudiant nous permettant d’élargir la vision de notre solution et être sur de ne pas passer à côté d’un éventuel secteur. En effet, l’enseignement a été touché par la crise sanitaire comme les autres secteurs et une organisation a du être mise en place. Nous avons préféré laisser cet interview dans le liste mais malheureusement au vu de notre problématique, le besoin n’est pas présent.

Voici la liste des personnes que nous avons interviewé, ainsi que leurs problématiques et leurs objectifs:

  • Chiheb

Son rôle : manager et chef de projet dans le département IT dans la banque d’investissement. Au début Chiheb nous a fait part de sa relation plutôt positive avec le télétravail, la qualifiant de flexible et lui apportant une souplesse au niveau de son emploi du temps.

Cependant il était souvent confronté à un problème pour notamment prévoir ces journées de télétravail ainsi que pour connaitre les jours de présentiel des autres membres de sont équipe. De ce fait, lors de ces jours en présentiel, Chiheb devait envoyer un mail afin de connaitre les employés présents ou non, mettant en avant le besoin d’une gestion par rapport à cela.

  • Monsieur X

Une personne qui travaillait dans le ministère des finances. Son rôle : Directeur de projet informatique ayant à sa charge 60 personnes réparties dans toute la France.

Son ressenti par rapport au télétravail était beaucoup moins enthousiaste notamment à cause des difficultés que cela pouvait engendrer : perte de connexion internet, enfants parfois présents à la maison, personne dans l’équipe qui n’avait pas la culture du travail à distance…

Suite à cela nous avons voulu savoir, en dehors de la période de crise sanitaire, comment la répartition des bureaux s’organisait avec les employés ? Un problème s’est vite manifesté:

l’espace personnel étant mal réparti, beaucoup de bureaux se retrouvait vide. Ainsi on ne pouvait pas savoir si cette personne n’était pas venu travailler car elle était absente (maladie etc), en télétravail ou en pause.

  • Walid

Un autre profil apparu : celui des étudiants. En effet avec la crise COVID-19 et l’apparition des cours en ligne cela nous semblait essentiel de s’y intéresser.

Walid, étudiant à l’université, a directement montré une inquiétude sur le déroulement des cours en ligne ou en présentiel. A cause des règles sanitaires, il ne savait pas si cette semaine, son groupe avait cours en présentiel ou en distanciel. Par rapport au comportement de l’étudiant (change souvent de salle, des cours différents etc) il est très vite apparu que ce type d’utilisateur ne pouvait pas répondre à notre problématique.

  • Yannick

Yannick est manager à ArcelorMittal. Les employés y compris lui pratiquent le télétravail 2-3 jours dans la semaine. Ils ont déjà une application de réservation de bureau mais ils sont confrontés à des problèmes quotidiennement. Pour lui, ce genre d’application ne répond pas aux besoins de la gestion de l’espace. Ils sont dans une dynamique de réduction des espaces afin de les réaménager car les locaux leur appartiennent. A terme, il s’agit de faire tourner plusieurs personnes sur le même bureau et synchroniser les emplois du temps afin que les équipes puissent se retrouver. Ceci permettrait, d’une part de créer de nouveaux espaces de réunions et d’autre part de respecter les règles sanitaires.

  • Jean

En charge du déploiement des solutions CRM et DPE chez ArcelorMittal il pratique le télétravail 2-3 jours dans la semaine et n’est pas contre partager son bureau, mais préfère avoir sa propre souris et clavier. Changer de bureaux de manière dynamique lui permettrait d’être dans la même pièce que d’autres équipes qui travaillent sur le même projet lui évitant de se déplacer dans l’entreprise pour poser des questions ou se synchroniser sur certains points. Le fait de savoir si un membre de son équipe est là grâce à un tableau interactif n’est pas forcément changeant pour lui car il communique énormément avec ces collègues donc il sait s’ils sont en présentiel ou distanciel. Par contre avoir cette information pour d’autres équipes serait positif car parfois il peut y avoir des imprévus (comme un développement qui n’est pas passé en production) obligeant les parties à se voir pour avancer plus vite.

  • Sophie

En charge du maintien de E-Steel et DPE chez ArcelorMittal: elle pratique aussi le télétravail 2-3 jours dans la semaine. Elle a exactement le même profil que Jean et les mêmes attentes à l’exception du partage de la souris et du clavier

  • Corentine

Chargée des ressources humaines dans une boite industrielle. Depuis la crise Covid-19, les employés alternent entre télétravail et présentiel. C’est son rôle d’organiser en conséquence les emplois du temps et de répartir les employés en présentiel sur les bureaux disponibles. Après un début difficile, un rythme général a été trouvé, mais face à certaines demandes des employés, elle se retrouve embarrassée devant la réorganisation à faire.

  • Maxime

Employé dans une boite d’assurance. Sa boite est passée en télétravail partiel après la crise sanitaire, et il travaille 3-4jours par semaine en présentiel. Ce n’est pas lui qui a choisi ses jours de télétravail mais il peut demander exceptionnellement à changer de jour. C’est compliqué pour lui de savoir instantanément lesquels de ses collègues sont en télétravail.

  • James

Manager d’une start-up. Ces employés et lui-même ont toujours été majoritairement en télétravail, mais louaient quand même des locaux pour les réunions. Depuis la crise sanitaire, ces réunions se font en visio-conférence, et les employés gardent leur rythme de télétravail quasi-systématique. James songe à changer de locaux pour en louer un plus petit, vu que les réunions se font tout aussi bien en visio-conférence. Comme la start-up est composée de 6-7 employés, il n’y a jamais la totalité présente. Pour que l’organisation avec des plus petits locaux fonctionne, il faudrait prévoir à l’avance quels employés peuvent se rendre dans les locaux si besoin.

Si les personnes que nous avons interviewées ont des profils et des postes différents, nous pouvons quand même constater des similitudes dans certaines problématiques.

En effet, on remarque tout d’abord que les personnes les plus impactées par le télétravail sont celles qui organisent les emplois du temps de plusieurs employés et qui doivent gérer la répartition de ceux-ci parmi les bureaux disponibles. Ces personnes sont généralement dans des entreprises, avec un grand nombre d’employés à gérer. En effet, plus il y a d’employés et de bureaux, plus les normes sanitaires posent des contraintes au sein du bureau et requièrent une organisation fiable et robuste aux différentes demandes des employés. Cette organisation s’avère très compliquée à faire par une personne sans aide extérieure, et ses personnes se retrouvent submergée entre la répartition des bureaux et les demandes des employés.

On remarque aussi que les employés eux mêmes, même s’ils n’ont pas l’organisation à faire, se voient confrontés à des emplois du temps qui ne leur conviennent pas toujours, et à la difficulté de savoir si leurs collègues sont en télétravail ou en présentiel. Ils se voient donc obliger de demander directement, ce qui peut engendrer une perte de temps conséquente.

Enfin, on remarque que les start-up, les petites entreprises et les étudiant sont peu concernées par ce problème, car l’organisation se fait beaucoup plus facilement. En outre, la solution peut tout à fait être proposé à ces start-up ou petites entreprises dans le cas où elles souhaitent s’agrandir.

On peut donc en conclure que le problème principal, à savoir la difficulté d’organiser et de répartir les employés en présentiel parmi les bureaux disponibles, pourrait être résolu avec l’aide d’une solution répartissant automatiquement et ajustable manuellement les employés en télétravail et en distanciel en fonction du nombre de jours de télétravail par semaine décidé par l’entreprise, en les assignant à des bureaux de manière à respecter les normes sanitaires. Une fois cette organisation fixée, la solution pourrait indiquer en temps réel la situation de n’importe quel employé (distanciel ou présentiel).

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