FLEM – Expression du besoin

Envoyé par le 17 Nov 2020

This entry is part 4 of 6 in the series FLEM

Auteur: BEN AYED Marwen, DHOUIB Elias, JAFFRY François-Louis

Contexte et problème

Bien qu’en 2017, seuls 3% des salariés télétravaillaient au moins 1 jour par semaine, le télétravail a concerné 34 % des salariés durant le confinement décrété de mars à mai 2020 [1]. Ce mode de travail, de plus en plus plébiscité par les salariés s’accompagne de beaucoup d’avantages mais présente quelques inconvénients.

Le télétravail qu’est ce que c’est ?

Le télétravail est définit comme suit : « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L. 1222-9 du Code du travail).

Qui peut télétravailler ?

« Le code du travail ne fixe aucun critère ou condition particulière pour déterminer la possibilité ou l’opportunité de mettre en œuvre le télétravail dans une entreprise au profit des salariés. » Théoriquement le télétravail s’applique à toutes les catégories professionnelles, bien que certain profil n’en soit pas compatible[1].

Cependant il ne s’agit pas d’un droit pour le salarié.Il appartient donc à l’employeur de mettre en place le télétravail pour certaines catégories de salariés.

Le télétravail présente de nombreux avantages pour les entreprises, il permet :

– Augmenter la production et la productivité, de l’ordre de 5 à 30 Cependant il ne s’agit pas d’un droit pour le salarié. Ainsi, c’est aux employeurs de décider de mettre en place le télétravail pour certaines catégories de personnels.% [2]

-Améliorer la qualité de vie de ses salariés au travail et par conséquence d’accroitre leur motivation et leur implication

– De réaliser des économies d’échelle sur les locaux (jusqu’à 30 % d’économie sur la surface immobilière [3])

entre 5 et 30% augmentation de la productivité 

Au delà des avantages pour les entreprises, il permet aussi aux salariés :

  • De réaliser des économies de temps, notamment pour les salaries prenant quotidiennement les transports pour se rendre à leur boulot
  • Une plus grande autonomie dans la gestion des tâches

Malgré ces nombreux avantages, le télétravail comporte quand même quelques inconvénients qui peuvent se répercuter au sein de la hiérarchie de l’entreprise: 

  • L’identité des salariés présents physiquement ou non dans les locaux 
  • La répartition des bureaux des salariés présents dans les locaux
  • La satisfaction de l’employé vis-à-vis de ses préférences de jours de télétravail

Compte tenu des différents enjeux que le télétravail présente nous avons tenté de répondre à la problématique suivante : dans quelle mesure le télétravail influence les normes organisationnelles des entreprises, quelles implications et quels défis pour celles-ci ?

Solution

Pour répondre à cette problématique, nous avons opté pour une application permettant de générer des emplois du temps selon les critères des salariés et de leur attribuer un bureau. 

En effet, cette application, disponible pour chaque membre de l’entreprise, propose de saisir ses préférences en terme de jours de télétravail (I). A partir de ces critères, elle propose au manager un emploi du temps conçu pour en satisfaire le maximum. Une fois cet emploi du temps validé par le manager (II), l’application se charge d’attribuer quotidiennement les bureaux aux employés en présentiel, de sorte à respecter les normes sanitaires (III). Cette application sera connectée à un afficheur présent pour chaque bureau (V), qui renseigne en temps réel quels employés sont présents dans les locaux et à quels bureaux ils se trouvent. L’afficheur se base à la fois sur l’emploi du temps conçu par l’application et par la validation de sa présence à son bureau par sa carte personnelle (VI). Cette carte permet, au moyen d’un tag RFID et d’un lecteur présent à chaque bureau, de confirmer la présence et le bureau de l’employé en présentiel. 

Backlog

Après avoir procédé au backlog, nous avons abouti à la conception de user story. Voici le détail des 4 user story sur lesquelles nous allons nous concentrer lors du sprint n°1:

  • En tant qu’employé, je souhaite accéder à mon EDT

La fonctionnalité la plus importante est évidemment d’accéder à son emploi du temps à n’importe quel moment. Il est primordial que l’utilisateur ait accès à son emploi du temps à l’avance, et que le format d’affichage permette de montrer l’emploi du temps quotidien, hebdomadaire et mensuel.

  • En tant que manager je souhaite réaliser les EDT manuellement afin de regrouper des équipes le même jour

Cette fonctionnalité permet au manager de renseigner manuellement dans l’application ses préférences, de manière à choisir quels employés seront présents en même temps dans les locaux. Elle permet ainsi au manager de choisir des membres de la même équipe en présentiel afin qu’ils puissent travailler plus efficacement .

  • En tant que manager je souhaite accéder à tout les EDT afin de mieux gérer les espaces

Cette fonctionnalité permet au manager d’accéder à tous les emplois du temps, afin de prévoir le nombre de personnes présentes pour un jour donné et aménager les locaux en conséquence.

  • En tant que manager je souhaite réaliser la répartition des bureaux afin de regrouper des équipes ensemble

Cette fonctionnalité permet au manager de prévoir quels membres d’une même équipe sont en présentiel, et de les regrouper de manière à ce que la distance entre eux soit minimale. Cela leur permet de faciliter les échanges aux sein de la même équipe en évitant les déplacements inutiles.

Ces fonctionnalités sont essentielles pour la solution que nous proposons, et nous avons donc choisi de nous focalisé dessus dès le premier sprint.

Sources

[1] Site web blog.hubspot.fr

https://blog.hubspot.fr/marketing/chiffres-teletravail

[2] Site web économie.gouv.fr 

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/teletravail

[3] Site web teletravailler.fr 

http://www.teletravailler.fr/

 

 

 

 

 

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