Auteurs: François-Louis JAFFRY, Marwen BEN AYED, Elias DHOUIB
Pour ce projet, nous souhaitons proposer une application permettant de générer des emplois du temps selon les critères des salariés et d’attribuer un bureau. Chaque bureau est réservé au nom du salarié et chaque salarié peut à tout moment consulter un registre pour vérifier si l’un de ses collègues travaille ou non en présentiel. Ce registre se base à la fois sur les critères des employés entrés sur l’application (jours de présence) et aussi sur la validation de la présentation du salarié sur son bureau (validation faite par sa carte).
Grâce à notre étude terrain, nous avons pu décrire 3 personas pouvant être intéressés par notre solution. À noter que les prénoms, situations etc sont fictifs ainsi que les photos. Ceci nous permet seulement de rendre concrets les futurs utilisateurs.
Personas:
Avant la crise sanitaire, Jean pouvait organiser les espaces librement, sans contraintes liées à l’espace et aux normes sanitaires nouvellement en vigueur. Le télétravail s’étant fortement développé, Jean est confronté à des nouvelles contraintes organisationnelles. Son entreprise tend à la suppression de bureaux. Habitués à un espace de travail dédié les équipes peinent à s’organiser, revoir la disposition, la présence, les besoins de chaque employé demande du temps à Jean. Ainsi, il faut à la fois composer avec les normes sanitaires de distanciation sociales mais également les besoins du travail d’équipe et la mise à disposition d’espaces de réunions etc.
Jean a déjà fait appel à une application de réservation de bureau, assez peu efficace elle ne lui permettait pas une véritable organisation des espaces et des emplois du temps des employés. En effet, celle-ci ne lui permettait que d’organiser le jour même, mais ne lui donnait pas une visibilité sur la semaine ou le mois.
Avec une application et un dispositif sur chaque bureau, pourrait être intéressé par la solution proposée par FLEM.
Damien est toujours en communication avec les personnes de son équipe.
Cependant suite à la crise de la COVID-19 et aux nouvelles restrictions notamment avec la distance de 1 mètre entre chaque personne, certains membres de son équipe ont ainsi du occuper des bureaux présents dans d’autres étages loin du bureau de Damien, d’autres ont opté pour le télétravail.
Damien se retrouve confronté à un problème quotidien celui de savoir qui des membres de son équipe se trouve en télétravail, et qui de son équipe et présent physiquement dans les locaux et dans quel bureau se trouve t-il.
Damien a fait part de son problème au département informatique de son entreprise, cependant très occupé par la résilience informatique de l’entreprise en cas de nouvelle crise, Damien est resté sans réponse et est dans l’attente d’une solution à son problème.
Grâce au dispositif que FLEM met en place au niveau de chaque bureau, Damien sera avertit en temps et en heure de la présence ainsi que de la localisation de son équipe.
Avant la crise Covid-19, le travail de Laure consistait surtout à gérer les conflits entre employés, intégrer les nouvelles recrues, et organiser des sessions de Team-builiding. Les emplois du temps des employés étaient déjà définis et n‘étaient pas soumis aux normes sanitaires, de fait chacun pouvait travailler de son bureau.
Depuis la crise sanitaire, le rôle de Laure a évolué, elle doit maintenant redéfinir les emplois du temps des employés. Une fois cette tâche accomplie, elle doit gérer quotidiennement la répartition des employés présents sur les bureaux disponibles. Entre le nombre de bureaux disponibles, l’identité des employés présents et la préférence de bureaux de ceux-ci, Laure fait face chaque jour à un véritable casse-tête, jusqu’à parfois devoir se justifier en tête à tête avec un employé.
Laure espère l’apparition d’un outil lui permettant de faciliter la répartition physique des employés sur les bureaux utilisables dans l’open-space.
L’origine de ces personas:
Cette réflexion sur les personas nous est venue lorsqu’un des membres de l’équipe a été confronté à cette situation durant son année de césure. Grâce aux diverses interviews menées, ceci a permit de rajouter de la consistance et ainsi permettre d’adapter la vision de notre solution à chaque entité d’une entreprise.
La gestion de l’espace face à une demande grandissante du télétravail n’est pas un frein à l’activité mais un point qui doit être optimisé et amélioré. Le fait qu’une entreprise puisse diminuer la taille de sa structure tout en gardant le même nombre de salarié et la même interaction entre eux représente pour elle un challenge. Ce challenge se matérialise directement par un impact économique car elle dépense moins en frais d’entretien d’un espace non occupé. Pour d’autres entreprises possédant les locaux, ceci représente un moyen d’aménager l’espace pour autre chose (comme des salles de repos par exemple).
