Gestion des stocks dans la restauration : recherche et état de l’art du problème choisi

Gestion des stocks dans la restauration : recherche et état de l’art du problème choisi

Groupe : CoOCKing

Auteurs : Adrien CHABOD, Lucas DEHENNE, Louise THEOPHILE, Gatien TIREL

Dans le cadre de notre projet Fil Rouge en CoOC, nous avons décidé de nous intéresser au monde de la restauration. Par expérience, nous savons que travailler dans la restauration peut être pénible : les horaires en coupure, le rythme soutenu, le contact client, etc. Pour améliorer les conditions de travail des personnes qui travaillent dans la restauration, il y a déjà eu au fil des années des innovations technologiques : caisses enregistreuses plus performantes, système de commandes connectées, borne de commande (fast food), etc. Cependant la crise sanitaire, liée au Covid-19, a empiré la situation dans la plupart des restaurants. En effet, durant la crise, les employés, qui ont dû être mis au chômage, ont pu retrouver des travaux qui payaient mieux et qui étaient moins pénibles. À la fin de la quarantaine, si les restaurants ont rouvert et que les clients sont revenus, ça n’a pas été le cas de bon nombre d’employés. C’est pourquoi aujourd’hui le principal problème des restaurateurs est le manque de personnel. C’est donc un domaine qui reste ouvert aux innovations technologiques qui permettraient d’alléger la charge de travail, et d’augmenter l’efficacité.

Identification des problématiques rencontrées par les restaurateurs au travers de la recherche documentaire

La recherche des problématiques des restaurateurs de Brest

Les problématiques et comment elles impactent le quotidien des restaurateurs

Choix de la problématique à adresser

La gestion des stocks

Conclusion

Bibliographie

Identification des problématiques rencontrées par les restaurateurs au travers de la recherche documentaire

En France, le domaine de la restauration représente 35,6 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel en 2022, avec plus de 175 000 restaurants sur l’ensemble du territoire. [6] Malgré un chiffre d’affaires moins important par rapport à d’autres secteurs, c’est un secteur qui ne cesse de croître depuis la fin de la pandémie. Cependant cette crise a créé ou aggravé des problèmes déjà existants.

Le manque de personnel est le problème principal des restaurateurs. Une enquête de la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques) a estimé qu’en un an, on avait 213 000 prises de postes pour 450 000 départs. [6] On observe donc un nombre important de départs (2 fois plus de départs que de prises de poste) dans le secteur de la restauration pour des secteurs aux revenus et horaires plus stables et fixes.

Néanmoins, le coronavirus n’a pas impacté que les employés de la restauration. En effet, les clients n’ont pas été épargnés pour autant. Ces derniers ont vu leurs habitudes de consommation changer drastiquement en l’espace de quelques mois. Eux qui avaient l’habitude de sortir de chez eux pour manger en salle, ont pendant une certaine période goûté au confort de la livraison à domicile ou encore de la collecte directement au point de vente. Pas d’attente entre les plats, la possibilité de manger de la nourriture de chef dans son logement sont des aspects de la pandémie qui ont plu à beaucoup. On a enregistré une hausse de 25% des livraisons depuis 2019. [6]  Ainsi, lors de la réouverture des salles de restauration, les clients préféraient commander ou venir chercher plutôt que de manger dans l’établissement. Une nouvelle problématique apparaît alors pour les restaurateurs : celle d’inciter les consommateurs à sortir de chez eux [2].

En dehors des problèmes rencontrés par les restaurateurs, nous avons aussi essayé de trouver les éléments qui faisaient qu’un restaurant avait du “succès” et qu’il réussissait sur le long terme. Les éléments qui ressortent concernent évidemment la qualité de la nourriture, mais aussi la comptabilité et la capacité à gérer de manière organisée tout ce qui concerne le restaurant : les plannings, les stocks, les clients, etc. [3] [5] Le besoin de visibilité est aussi très important pour développer et entretenir leur relation client. D’une part, il faut être visible en amont sur les réseaux sociaux ou dans la presse, d’où la recrudescence de comptes Instagram de chefs ou de restaurants. En effet, 70% des chefs français sont sur Instagram. [6] D’autre part, la facilité d’accès au restaurant grâce à un site web, un système de réservation et la possibilité d’avoir des repas à emporter ou à livrer est importante. [7]

La recherche des problématiques des restaurateurs de Brest

Notre groupe, composé de Louise THEOPHILE, Lucas DEHENNE, Adrien CHABOD et de Gatien TIREL, s’est intéressé aux problématiques du domaine de la restauration. Afin d’identifier ces dernières, nous avons voulu discuter avec différents employés de différents établissements, afin d’aborder les axes importants de leur journée, et leur lot de problèmes.

Afin de préparer ces entretiens, nous avons recherché de potentiels témoignages en ligne de restaurateurs. Plusieurs grands thèmes récurrents sont apparus dans nos lectures :

• le manque de personnel
• les conditions de travail
• le phénomène de “no-show”
• Les problèmes liés aux approvisionnements et aux stocks

Pour obtenir une vision plus complète de ce domaine, nous sommes allés rencontrer différentes personnes travaillant dans des établissements de restauration dans Brest. Nous avons rencontrés :

• un gérant / serveur d’une brasserie
• un caissier de fast-food
• une maîtresse de salle dans un restaurant gastronomique
• le gérant d’un restaurant familial proche du port
• le manager d’un fast-food

Ces différentes discussions nous ont permis de nous familiariser avec les problématiques rencontrées au sein des restaurants, mais également d’en apprendre plus sur les différents fonctionnements des établissements. En effet, les enjeux ne sont pas les mêmes entre un fast-food d’une grande chaîne multinationale et un restaurant tenu par une même famille depuis plus de 20 ans.

Nous avons donc pu confirmer nos hypothèses et même découvrir de nouvelles problématiques. De ce fait, la gestion des stocks et sa conséquence directe, le gaspillage, sont devenus des sources de difficultés à résoudre.

Les problématiques et comment elles impactent le quotidien des restaurateurs

Commençons par le problème le plus présent : le manque de personnel. Il semble évident qu’une pénurie de bras impacte directement le fonctionnement d’un établissement. Du service à la préparation des plats en passant par l’accueil des clients, une pénurie d’employés oblige les employés restants à assumer une charge de travail plus importante. Les serveurs doivent servir plus de table simultanément, parcourir plus de fois la distance de la salle à la cuisine et se fatiguent donc plus. À cet épuisement physique s’ajoute une charge mentale supplémentaire assumée par les employés de salle ainsi que par les cuisiniers qui doivent préparer plus de plats en tout autant de temps. La pénurie de personnel engrange donc des conditions de travail bien plus compliquées, qui poussent les employés à partir, ce qui accentue la pénurie et augmente la difficulté des services, etc… Ce cercle vicieux est observé par tous les serveurs à qui nous avons parlé, et aussi par la responsable de salle du restaurant sur le port. Ces conditions rendent également le recrutement plus compliqué et il est difficile de conserver des employés compétents de par leur ancienneté dans l’établissement. C’est d’ailleurs ce que nous a confié le gérant du restaurant familial. Ainsi, le manque de personnel et les conditions de travail sont deux problématiques intrinsèquement liées.

Une autre problématique, principalement mise en avant par la responsable de salle et par les recherches préalables, est celle du “no-show”. Il s’agit d’un phénomène observé par nombre de restaurateurs, où les clients réservent une table à un horaire précis, pour finalement ne pas venir. Le résultat, c’est une table qui n’a pas pu être utilisée pour accueillir des clients avec ou sans réservation, et donc une perte financière pour l’établissement. Selon la responsable de salle, quand il s’agit d’une table pour une ou deux personnes, cela ne pose pas forcément de problèmes. Néanmoins, elle nous a confié avoir déjà observé ce phénomène pour des tables allant de 8 à 12 personnes. Multipliés par les prix des menus de l’établissement (un peu plus de 20€ pour le moins cher), et par le nombre de fois qu’une table accueille des clients au cours d’un service (2 ou 3 fois selon les cas) et on arrive rapidement sur des pertes de plusieurs centaines d’euros par service.

La dernière problématique, découverte au cours de nos entretiens, concerne la gestion des stocks. En effet, une mauvaise gestion des stocks implique qu’il soit possible que l’établissement ne puisse plus servir un plat au cours du service, ou bien que des aliments périment et pourrissent dans le local de stockage. On parle ici de 3 enjeux : la satisfaction client et l’épanouissement des serveurs, la stabilité financière et le gaspillage. Prenons un cas pratique pour le premier : un client est accueilli en salle et choisit le plat qu’il avait en tête lorsqu’il est entré dans le restaurant. Malheureusement, la mauvaise gestion des stocks a provoqué une pénurie de ce plat, et le serveur est donc contraint de lui annoncer qu’il ne pourra pas être servi. Le client est alors légitime de quitter le restaurant, déçu. Aussi, il n’est jamais agréable d’annoncer une mauvaise nouvelle, d’autant plus lorsqu’elle ne résulte pas d’une faute personnelle. Le serveur doit donc faire face à la déception du client (et certains ne manquent pas de s’exprimer sur la leur, d’après les discussions que nous avons eues avec les différents serveurs), et encaisse donc une fatigue psychologique supplémentaire. De plus, il s’agit ici d’un client qui n’a pas consommé et donc d’une perte financière pour l’établissement. Enfin, si l’on prend le cas contraire dans une mauvaise gestion des stocks, et que des aliments ont périmé voire pourri, ce sont des denrées non rentabilisées par le restaurant, ce qui revient encore une fois à une perte financière. Ce cas arrive particulièrement avec des produits dont la conservation doit suivre des règles et des protocoles assez stricts, comme la viande et les produits frais. En effet, le gérant du restaurant familial, qui est spécialisé dans le service de la viande, nous a raconté comment il avait perdu plusieurs centaines d’euros d’équivalents de viande à cause d’une mauvaise organisation de sa chambre froide.

Choix de la problématique à adresser

Maintenant que nous en savons plus sur le domaine de la restauration, il est temps pour notre groupe de choisir un problème à résoudre, à l’aide d’objets communicants, puisqu’il s’agit là de l’essence de notre projet fil rouge.

Concernant le manque de personnel, il était clair que ce ne sont pas des objets communicants qui vont y remédier.

La fatigue physique des serveurs était une option envisageable, en créant un système permettant aux serveurs en salle de communiquer directement avec les cuisines, et ainsi s’épargner les allers-retours incessants entre ces deux lieux. Néanmoins, ce genre de système est déjà largement commercialisé (tablettes électroniques pour prendre les commandes et les envoyés sur des écrans en cuisine, bornes de commande comme dans les fast-foods…) et ce n’est donc pas dans ce domaine que nous allions pouvoir innover le plus.

Le phénomène du “no-show” étant inhérent aux clients, il nous semblait difficile de le résoudre à l’aide d’objets communicants. La réalisation d’un tel projet semblait se tourner simplement vers la conception d’une interface ou d’une application permettant de voir en temps réel l’état des réservations faites pour le service. Or, il est stipulé dans les critères de validation de notre projet, qu’une partie physique est à réaliser, que le projet ne doit pas être uniquement digital. Cette problématique ne répondait donc pas à nos critères de projet.

Finalement, nous avons décidé de nous intéresser à la gestion des stocks d’un restaurant, car ce problème répond à tous nos critères de projets et qu’encore trop peu de solutions existent à ce sujet, nous octroyant donc une certaine marge d’innovation.

La gestion des stocks

Une bonne gestion des stocks permet donc de réaliser plusieurs économies. Comme nous avons pu le voir, des économies de temps et donc de main-d’œuvre ou encore une réduction du gaspillage alimentaire peuvent être effectuées. La problématique de la gestion des stocks possède donc une dimension économique importante : frais de personnels et coûts de matière. En effet, la réalisation d’un inventaire régulier permet de faire de grandes économies et donc libérer ces ressources vers d’autres tâches [8]. Sur le panel de professionnels interrogés lors de cette étude, 95% d’entre eux disent qu’une aide de la technologie améliore considérablement l’efficacité de leurs tâches. Bien sûr que la technologie visant à aider à la gestion des stocks ne vise pas encore tous les restaurants, comme par exemple les restaurants traditionnels qui sont attachés à leurs valeurs, mais nous voyons ainsi ici l’intérêt de réaliser un outil permettant d’aider à cette tâche chronophage.

Cette problématique a encore plus de sens aujourd’hui au vu de la forte inflation qui est présente actuellement. Cela a une répercussion directe sur les restaurateurs qui sont obligés de rogner sur leurs marges afin de conserver leurs clients [9]. L’augmentation du prix des matières premières est même plus forte que celle de l’inflation. Face à des coûts de matières toujours plus importants, le défi de la réduction du gaspillage prend donc encore plus de sens, même pour les personnes qui restaient réticentes vis-à-vis de cela. Ces pertes représentent des coûts que les restaurateurs essayent au plus de diminuer. Nous pouvons aussi prendre l’exemple du fast food dans lequel nous sommes allés où des objectifs de coûts de matières sont instaurés. En effet, chaque mois, le coût de revient de l’ensemble des denrées alimentaires achetées et consommées ne doit pas dépasser un certain pourcentage du chiffre d’affaires. On voit donc qu’une bonne gestion des stocks est primordiale dans ce genre de cas afin de rentrer dans les objectifs et de diminuer les pertes d’argent et de matière.

Derrière ce problème, on retrouve un problème plus commun qui est celui de la traçabilité et dans notre cas la traçabilité appliquée à l’alimentation. Cependant, les problèmes de traçabilités sont bien souvent assez épineux du fait de leur implication tout au long du cycle de vie du produit.

Différentes solutions de gestion des stocks existent aujourd’hui. Nous retrouvons tout d’abord des logiciels simples qui nécessitent de renseigner les stocks arrivant et sortant un à un. D’autres solutions consistent à rentrer manuellement les stocks entrants et d’enlever automatiquement les stocks sortant une fois qu’ils sont décomptés sur la caisse enregistreuse. Enfin, une dernière technologie, développée notamment par GSM,  s’essaye à l’impression locale de code-barre et la réutilisation de codes barres existant afin de renseigner automatiquement à l’aide d’un scanner les produits arrivant et sortant.

Des professionnels gérant des stocks assez importants, comme des associations ou des restaurants collectifs, se sont tournés vers ce dernier type de solution, car cela leur permet d’améliorer la visibilité de leurs stocks. L’entretien réalisé avec le salarié du fast food nous a précisé la solution retenue par ce dernier : la gestion des stocks est quasiment totalement automatisée. En effet, sur de grandes chaînes de fast food, les stocks entrants sont connus à partir des commandes réalisées et les stocks sortants sont décomptés sur la base des produits délivrés aux clients. Il nous a même indiqué que des suggestions concernant certains produits pouvaient être faites au client lors de la commande afin d’écouler des denrées qui présentaient des DLC ( Date limite de consommation) courtes.

Il existe de nombreuses technologies qui pourraient être adaptées pour cet usage comme le BLE (Bluetooth Low Energy), les codes QR ou les codes-barres, la RFID (VHF ou UHF) ou encore la  technologie Wirepass.

Les nombreux échanges et recherches réalisés à ce sujet montrent une chose, nous ne disposons pas à ce jour d’une solution clé en main de traçabilité pour les produits alimentaires qui soit adaptable à des enseignes de taille différente. Il s’agit bien souvent de solutions propriétaires nécessitant un engagement qui peut prendre des formes diverses (licence, abonnement, matériel compatible uniquement avec la gamme du fournisseur).

À ce stade, nous faisons l’hypothèse que la technologie RFID semble la plus adaptée au vu du rapport prix/fonctionnalité/simplicité. En effet, il s’agit d’une technologie largement utilisée notamment dans la traçabilité des équipements via l’utilisation de la bande UHF, des animaux sur la bande LF, ou encore pour les badges d’accès sur la bande VHF. Il existe aussi un portage très connu sous le nom de NFC (13,56 MHz) souvent utilisé pour les téléphones.

En addition à la technologie pour l’identification, il sera nécessaire de rajouter une base de données pour unifier le stockage des différents éléments et rendre accessibles les données en permanence. L’utilisation de MySQL via son implémentation MariaDB semble l’option la plus simple et la moins coûteuse.

Nous avons donc des hypothèses sur la technologie à privilégier ainsi que les autres briques élémentaires nécessaires au bon fonctionnement d’un système de traçabilité. Il reste encore à définir les différents supports matériels pour exploiter le projet.

Conclusion

Cette démarche de recherche documentaire, nous a permis de dégager nos premières hypothèses sur la restauration, en ces temps post-Covid. Puis notre enquête terrain nous a permis de confronter ces premières hypothèses théoriques avec des employés de la restauration.

De ces deux démarches sont ressorties un problème de gestion de stock dans la plupart des restaurants. Gérer de manière informatisée et automatisée les stocks, permet de réduire drastiquement les coûts mais aussi d’éviter les problèmes de réapprovisionnement.

Nos recherches sont toujours en cours afin d’obtenir l’étude la plus complète possible.

Bibliographie

[1] Hannah Taylor, Quora [Forum], https://fr.quora.com/Quels-sont-les-probl%C3%A8mes-li%C3%A9s-au-m%C3%A9tiers-de-la-restauration (21 septembre 2022)

[2] Yannick Nodin, Néo-Restauration [Blog], https://www.neorestauration.com/article/les-10-challenges-de-la-restauration-a-table-pour-l-apres-covid-selon-chd-expert,48984 (21 septembre 2022)

[3] Christian Latour, HRI Mag [Magazine en ligne], https://www.hrimag.com/Les-problemes-de-la-restauration-selon-Alain-Bouchard (21 septembre 2022)

[4] Food Hotel Tech [Vendeur de solutions], https://www.foodhoteltech.com/produits-3/gestion-des-stocks/

[5] Christian Latour, HRI Mag [Magazine en ligne], https://www.hrimag.com/L-ingredient-secret-du-chef-Marc-Andre-Royal-la-comptabilite (25 septembre 2022)

[6] Guillaume Robez, Independant.io [Entreprise indépendante], https://independant.io/statistiques-tendances-restauration/ ,(27 septembre 2022)

[7] Chloé R, Alioze [Agence de communication], https://www.alioze.com/

chiffres-food ,(27 septembre 2022)

[8] Geert Merckaert, Apicbase [Vendeur de solution], https://get.apicbase.com/fr/plus-de-75-statistiques-restauration-2022/ , (28 septembre 2022)

[9]Laura Stagno, Journal du Net,[Journal digital]. https://www.journaldunet.com/

solutions/dsi/1514197-automatisation-de-la-gestion-des-stocks-dans-la-restauration-une-strategie-perenne/ ,(28 septembre 2022)

[10]Jens De Landtsheer, Apicbase [Vendeur de solution], https://get.apicbase.com/fr/plus-de-75-statistiques-restauration-2022, (28 septembre 2022)